В строительстве, если оно не задокументировано, этого не произошло.Хорошая документация помогает в обмене проектами, отвечает на вопросы и часто является решающим фактором в устранении недоразумений. И если вы когда-либо сталкиваетесь с судебными разбирательствами, юристы скажут вам, что документы предлагают доказательство, которое делает разницу между тем, выиграете вы или проиграете судебный иск.

Насколько вы уверены в своей документации? Вот несколько советов, которые помогут укрепить позицию вашей бумаги:

Создайте политику документа.

Зачем ждать, пока вы столкнулись с недокументированной ситуацией, которая может нанести вред вашей компании? Пригласите нужных людей в комнату, в том числе адвоката, чтобы определить, что нужно документировать и сохранять. Пройдите через возможные сценарии, чтобы понять, что должно быть в ваших файлах, когда возникают вопросы, проблемы и юридические проблемы. Затем запишите все это в письменной форме, чтобы ваш офис и полевой персонал четко знали, что от них ожидается и почему.

Основная проектная документация для обсуждения включает, но не ограничивается:

  • Контракты и другие соглашения, включая все заказы на изменение или другие изменения в планах.
  • Критические беседы с владельцами и членами строительной команды.
  • Протоколы заседаний проекта.
  • Записи работы.
  • Закрытые документы.
  • Отчеты об оплате и доставке.
  • Страховые сертификаты.

Следите за ежедневными отчетами.

Запись точной, фактической информации о том, что происходит на рабочем месте каждый день, может показаться утомительной. Но эти документы являются одним из лучших способов определить, что на самом деле произошло на работе, и почему были приняты определенные решения. Удостоверьтесь, что ваши руководители и другие лица, создающие эти отчеты, понимают важность ежедневной отчетности и предоставляют им рекомендации и обучение тому, какую информацию они должны собирать. Описывая, что произошло, что не произошло, и почему это ключевое слово.

По возможности используйте визуальные эффекты.

Говорят, что картина стоит тысячи слов, и это, безусловно, верно в строительстве. Мобильные устройства значительно облегчают для вашей полевой команды фотографирование и видео, показывающие условия стройки, ход строительства, дефектную работу и другую ключевую документацию — от начала проекта до конца. Дроны также позволяют брать аэрофотоснимки и фотографии труднодоступных мест (но убедитесь, что вы знаете правила их использования). На всех фотографиях и видео должно быть указано время и дата, чтобы эффективно создавать визуальную историю каждой работы.

Автоматизируйте управление документами.

Документация — это все, но документы могут быть подавляющими. Чтобы помочь вам справиться с этим, найдите инструменты, которые могут автоматизировать процесс вашей документации и помочь вам:

  1. Централизовать свою документацию в одном месте.
  2. Легко маршрутизируйте документы для утверждения.
  3. Отслеживайте статус всех документов.
  4. Создавайте и развертывайте электронные формы, такие как ежедневные отчеты и списки перфорации.
  5. Ведите историю любых изменений, сделанных в документах или принятых мерах, таких как утверждения.
  6. Приложите электронные письма и фотографии к соответствующим документам.